最佳实践

深度分析 有效解决

技术传播翻译与电话会议口译实践

项目背景

Gartner高德纳是全球最具权威的IT研究与顾问咨询公司,其研究范围覆盖全部IT产业,就IT的研究、发展、评估、应用、市场等领域,为客户提供客观、公正的论证报告及市场调研报告,协助客户进行市场分析、技术选择、项目论证、投资决策。

2015年底,唐能翻译接到Gartner公司的翻译咨询,在成功通过试翻和商务考察后,唐能成为了高德纳的优选翻译服务商。此次采购的主要目的是为其行业前沿报告提供笔译服务,同时为其与客户见面的会议或行业研讨会提供口译服务。


客户需求分析

Gartner的需求分别为笔译需求与口译需求:

一、笔译需求

1. 难度高

文件均为各行业最前沿的分析报告,可供参考资料较少,是技术传播性质的笔译工作。

技术传播主要研究技术性产品和服务相关的信息及其表述、传递、展示、效果等,内容涉及法律法规、标准规范、技术写作、文化习惯、营销宣传诸多方面。

技术传播翻译首先是技术性的,高德纳的前沿报告对译者的技术性要求都颇高;同时,技术传播是讲究传播效果的,通俗了说就是要用浅显的话说清楚艰涩的技术,如何向一个非内行说清楚内行的信息,这是在高德纳的笔译工作中最为挑战的。

2. 质量高

行业前沿报告需要发至客户,代表高德纳的质量。

1)准确性要求:符合文章的原意,不能出现漏译、错译问题,保证翻译用词精准、内容正确;

2)专业性要求:必须符合国际语言使用习惯,语言地道、流畅,专业术语标准化;

3)统一性要求:基于所有报告均为高德纳发布,常见词汇应保持一致且统一;

4)保密性要求:确保翻译内容的保密性,不得私自将翻译内容外泄。

3. 格式要求严格

客户文件的格式为pdf,需要唐能翻译提交排版一致的word格式,包括“技术成熟曲线”等客户的图表,排版难度高,对标点等的要求非常细致。


二、口译需求

1. 需求量大

最多一个月超过60场次会议;

2. 口译形式多样

形式包括:非现场电话会议口译、同城现场会议口译、异地现场会议口译以及同传会议口译;

电话会议口译的用量在唐能翻译的口译客户中是非常突出的。电话会议口译的难度也比较大,如何能在电话会议不能面对面交流的情况下最大程度地保证翻译沟通的效果是这个客户项目的一大难点,对译者的要求很高。

3. 多地、多头联系

Gartner北京、上海、深圳以及香港、新加坡、澳洲等多多地多部门多联系人(几十位),头绪繁多;

4. 沟通量大

为了确保会议的顺利进行,提前多头沟通会议细节、信息以及资料。

5. 难度大

唐能翻译的Gartner口译团队都是身经百战,长期在Gartner的会议上接受磨练,几乎是个小IT分析师,对专业领域的知识非常了解,语言和翻译能力就更不用说,已经是基本要求。


唐能翻译的应对解决方案:

一、 笔译方面

1.在常规的笔译生产流程和语料及技术工具等质控手段的基础上,这个项目中最关键的因素是译员的选择、培训和磨合。

唐能翻译先后为Gartner挑选了好几位擅长做技术传播翻译的译员,他们有些是语言专业出身,有些是IT专业出身,甚至本人也做过IT分析师的工作,也有长期为IMB或微软做技术传播翻译的译者,最终根据客户喜好的语言风格确立了为Gartner固定服务的翻译团队。 我们也积累了Gartner的风格指南,对译者的翻译风格和项目管理中的细节方面加以注意事项的规范。目前这个译者团队的表现令客户非常满意。

2.排版应对

针对高德纳比较高的排版要求,特别是标点符号的要求,唐能翻译派专人做排版包括标点符合的确认和校对。


二、 口译方面 

1. 内部时间安排表

由于会议数量十分庞大,我们专门设置了内部的口译会议安排表,会议提前3天提醒客户联系翻译以及会议资料的发放。我们会根据会议的不同难易程度,为客户推荐最适合的译者。同时,我们也会记录每一次会议的反馈,根据每次的反馈、不同终端客户对不同翻译的喜好程度安排最佳的译员。

2. 增加客服

安排三位客户人员分别负责北京、海外、上海以及深圳的需求;

3. 工作时间非工作时间响应迅速。

经常会有紧急会议口译的需求,需要唐能翻译的客户主任牺牲自己的生活时间,第一时间做出响应,努力的付出赢得了客户的高度信任。

4. 沟通细节

会议的高峰期,尤其是3月至9月,每个月的会议最多超过60场。如何在极短的时间、且高重复的会议日期找到适合的翻译。这更是对唐能翻译的挑战。60场会议意味着60位联系人,掌握好每个沟通对话,避免出现安排差错,需要高度细致。每天上班的第一件事,便是检查会议安排表的工作,每个项目都处在不同的时间节点,细节多且繁琐,耐心细心用心,缺一不可。


保密措施

1.  制定了保密计划与保密措施。

2. 唐能翻译的网络工程师负责在每台计算机上安装完善的软硬件防火墙,公司分配给每个员工的电脑开机时必须设有密码,对受到保密限制的文件要单独设置密码与权限;

3.公司和所有合作的译员都已经签署了保密协议,针对本项目公司还会特别和项目的翻译小组成员签订相关的保密协议。


项目效果和思考:

四年的合作中,累计笔译服务量达到600多万中文,涉及领域涵盖范围广,难度大。多次在短时间内处理上万英文的报告。翻译的研究报告不仅代表研究分析师,同时也代表高德纳公司的专业度和形象。

同时,唐能为高德纳提供的口译服务,仅2018年一年共计394场会议口译服务其中电话会议口译86场现场交传会议口译305场同传会议口译3场,服务的质量得到了高德纳各团队的认可,成为大家工作中信任的左膀右臂。口译服务的很多应用场景是国外分析师和中方终端客户的见面和电话洽谈会议,对开拓市场和维护客户关系都有至关重要的作用,唐能翻译的服务为高德纳在中国的快速发展创造了价值。

如上所述,高德纳笔译需求的最大特殊性是技术传播笔译,对技术和文字表达传播效果有双重高要求;高德纳口译需求的最大特殊性是电话会议口译应用量大,对口译人员的专业知识和控场能力要求很高。唐能翻译所提供的翻译服务都是针对高德纳的具体翻译需求定制的解决方案,帮助客户解决问题是我们工作的最高目标。

2019年唐能翻译会在2018的基础上进一步加强翻译需求的数据分析,帮高德纳做好内部的翻译需求的跟踪和管理,在保证质量和支撑业务发展的前提下,控制成本,优化合作流程,把服务提升到一个更高的水平。

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